¿Qué facilidades ofrece la herramienta para la auditoría y revisión de la gestión de la CAE?

Las plataformas CAE también ofrecen auditorías sobre la gestión y validación documental, ofreciendo un asesoramiento y proporcionando seguridad y tranquilidad frente a posibles inspecciones de trabajo.

Además, el hecho de que estas plataformas almacenen toda la documentación legal necesaria, facilita que se disponga un historial de documentación que podría ser necesario para las mismas auditorías u otros requisitos legales.

Por otro lado, las plataformas ofrecen una forma segura y eficiente de gestionar y conservar documentación y contienen un registro de auditoría que plasma quién ha hecho alguna acción en la plataforma, cuándo la hizo y dónde.

Hay un conjunto de normativas al respecto de periodos de almacenaje relacionados también con la protección de datos. Por un lado, hay lo que se llama periodo de retención, que es el periodo que la clientela dicta a la empresa de la plataforma para mantener la documentación y, por otro lado, según el RGPD, la empresa proveedora de la plataforma CAE debe deshacerse de la documentación relacionada con el servicio que ha prestado a la clientela una vez finalizado el contrato o servicio. Esto último no es siempre fácil de definir, porque muchas veces la clientela puede seguir siéndolo, aunque sea para otros servicios. Lo habitual o normal es que, cuando la clientela deja de serlo, se le envía la documentación en el formato que sea y se elimina.

El periodo de almacenaje o periodo de retención de los documentos del cliente están reglados por un conjunto de normativas. Por un lado, el cliente también puede dictar a la empresa de la plataforma el periodo de retención que desee. Por otro lado, según el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), la empresa proveedora de la plataforma CAE debe deshacerse de la documentación relacionada con el servicio que ha prestado una vez finalizado el contrato o servicio, lo cual no es siempre fácil de definir ya que en ocasiones el cliente puede seguir siéndolo para otros servicios. Generalmente se le envía al cliente la documentación en el formato que necesite una vez finalizado el servicio contratado.